Rövid válasz

A havi telefonos ügyintézési költség egyszerű alapképlete:

havi hívások × egy ügy teljes kezelési ideje ÷ 60 × teljes óraköltség

A teljes kezelési időbe a beszélgetés és az utómunka is beletartozik. A valós üzleti képhez külön kell választani az ismétlődő és automatizálható ügyeket.

1. Havi hívásszám

Ne csak az összes hívást nézze. Csoportosítsa őket ügytípus szerint. Az automatizálás szempontjából az számít, hány hasonló, jól leírható hívás érkezik.

2. Beszélgetési idő

Használjon valós telefonos vagy call center adatot. Ha csak átlag áll rendelkezésre, egészítse ki a mediánnal és a leggyakoribb ügyek külön átlagával.

3. Utómunka

A hívás után gyakran adatot kell rögzíteni, levelet kell küldeni, visszahívást kell beállítani vagy másik rendszerben feladatot létrehozni. Ez az idő ugyanúgy része az ügy költségének.

4. Teljes óraköltség

A puszta nettó vagy bruttó bér félrevezető. A vállalat saját számítási elve szerint érdemes figyelembe venni a munkáltatói terheket és a közvetlen működési költségeket.

5. Ismétlődő ügyek aránya

Nem minden telefonhívás automatizálható. Határozza meg, a forgalom mekkora része követ hasonló menetet. A gyorsteszt ezt a minőségi értékelést segíti.

6. Automatizálható rész

Még egy ismétlődő ügyben is lehet emberi rész. Például az AI összegyűjti az adatokat, majd a kivételt kolléga zárja le. Ezért az automatizálható arányt külön kell becsülni.

Példaszámítás

Tegyük fel:

  • 2 000 hasonló hívás havonta;
  • 4 perc beszélgetés;
  • 2 perc utómunka;
  • 5 500 Ft teljes óraköltség.

A teljes havi idő 200 óra, a közvetlen költség 1 100 000 Ft. Ha ennek 60 százaléka automatizálható, 120 óra és 660 000 Ft közvetlen költség kerül az összehasonlítás alapjába.

Ez nem azt jelenti, hogy ennyi automatikusan megtakarítható. Le kell vonni az AI, a telefonos szolgáltatás, a bevezetés, a felügyelet és az integráció költségeit.

Nem pénzügyi előnyök

A számítás nem feltétlenül árazza be:

  • a rövidebb várakozást;
  • a kevesebb fogadatlan hívást;
  • a gyorsabb válaszadást;
  • a csúcsidős rugalmasságot;
  • a kollégák kisebb monoton terhelését;
  • a következetesebb folyamatot.

Ezeket külön üzleti mutatókkal kell mérni.

A részletes kalkulátorban a saját számaival is elvégezheti az alapbecslést.